Mail server adalah salah satu teknologi penting dalam komunikasi email. Pasalnya, fungsi mail server ini sendiri adalah memastikan pesan email dan dapat diterima dengan lancar. Namun, layaknya teknologi lainnya, mail server memiliki kelebihan dan kekurangannya tersendiri. Namun, apa saja kekurangan dan kelebihan mail server ini?

Cara Kerja Mail Server

Sebelum bicara mengenai kelemahan dan kelebihan mail server ini, sebaiknya Anda sedikit memahami tentang cara kerja mail server ini.

Pada dasarnya, mail server bekerja dengan melibatkan beberapa komponen mail server, seperti Mail Transfer Agent (MTA), Mail User Agent (MUA), Server SMTP, dan lainnya. Lebih singkatnya, berikut adalah cara kerja mail server yang telah kami ringkas dalam skema yang lebih sederhana.

Baca Juga: SMTP, Protokol Penting untuk Kirim Email Bisnis, Ini Cara Kerjanya

1. Pengirim

• Pengirim menulis email di Mail User Agent (Gmail, Outlook, dan lainnya).
• MUA terhubung ke server SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)  pengirim.
• Pengirim login dengan kredensial (username & password).
• Email ditransfer ke server SMTP.

2. Perutean

• Server SMTP pengirim mencari alamat MX penerima.
• Server SMTP pengirim terhubung ke server MX penerima.

3. Penerima

• Server MX penerima akan menerima email (MDA).
• Email disimpan di kotak surat penerima.
• MUA penerima terhubung ke server POP3/IMAP untuk mendownload email.
• Pengguna dapat membaca email di MUA (Mail User Agent).

Baca Juga: Pengertian Mail Server dan Cara Kerjanya yang Wajib Anda Tahu!

Kekurangan dan Kelebihan Mail Server

Pada dasarnya, mail server menawarkan banyak kelebihan sebagai teknologi komunikasi. Namun, di lain sisi, teknologi ini tetap memiliki beberapa kekurangan yang menjadi kendala atau pertimbangan dalam menggunakannya. Lebih jelasnya, berikut adalah rangkuman singkat kekurangan dan kelebihan mail server ini.

A. Kelebihan Mail Server

Berikut adalah beberapa contoh keunggulan mail server dari beberapa aspek.

1. Profesionalisme: Dengan mail server, Anda dapat memiliki alamat email dengan nama domain perusahaan. Email dengan nama domain perusahaan akan terlihat lebih profesional, ketimbang menggunakan layanan email gratis.
2. Keamanan: Mail server biasanya dilengkapi fitur keamanan seperti spam filter, yang dapat melindungi pengguna dari email spam. Anda juga dapat mengatur akses, sehingga hanya orang yang berwenang yang dapat mengirim dan menerima email.
3. Kapasitas Penyimpanan: Layanan email gratis biasanya memiliki batasan penyimpanan. Dengan mail server sendiri, Anda dapat mengatur kapasitas penyimpanan sesuai kebutuhan.
4. Kontrol Penuh: Anda memiliki kendali penuh atas mail server, termasuk mengatur kebijakan penggunaan, backup data, dan juga integrasi dengan aplikasi lain.
5. Fitur Tambahan: Beberapa mail server menawarkan fitur tambahan seperti kalender bersama, yang dapat meningkatkan kolaborasi antar pengguna. 

B. Kekurangan Mail Server

Berikut adalah contoh beberapa kekurangan mail server yang juga kerap menjadi pertimbangan penggunaan teknologi ini.

1. Biaya: Menjalankan mail server sendiri membutuhkan biaya, mulai dari biaya sewa server, maintenance, hingga tenaga teknis IT untuk pengelolaannya.
2. Kompleksitas: Mengatur dan menjaga mail server berjalan dengan baik membutuhkan keahlian teknis. Jika tidak dikelola dengan baik, mail server dapat bermasalah dan mengganggu komunikasi email.
3. Ketergantungan Server: Jika server down dan tidak terdapat backup yang memadai, pengguna dapat kehilangan email.

Baca Juga: 5 Jenis Aplikasi untuk Web Mail Server Terbaik

Telah Paham tentang Kekurangan dan Kelebihan Mail Server?

Jadi, mail server sebenarnya menawarkan banyak kelebihan dalam penggunaanya, mulai dari keamanan data, kapasitas penyimpanan besar, dan juga fleksibilitas dalam pengelolaannya. Namun, mail server juga memiliki beberapa kekurangan dari segi biayanya, yang mana Anda harus mengeluarkan biaya sewa server hingga maintenance. 

Pemahaman tentang kekurangan dan kelebihan mail server dapat Anda jadikan pertimbangan untuk menentukan apakah Anda perlu menggunakan layanan ini atau tidak.

Jika Anda memutuskan mail server untuk keperluan komunikasi email perusahaan atau bisnis Anda, RackH dapat menjadi salah satu opsi terbaik untuk Anda. RackH sendiri adalah penyedia paket layanan email hosting terpercaya yang menggunakan mail server terbaik untuk menjaga keamanan dan kerahasian data Anda.

RackH menyediakan 2 paket layanan email hosting, yaitu paket limited email dan unlimited email yang dapat Anda sesuaikan kebutuhan Anda. Setiap paket tersebut telah mencakup free backup email dan filtering spam.