Dalam email marketing dan komunikasi bisnis, terdapat permasalahan yang kerap muncul tapi kadang terabaikan, yaitu email bounce back. Tidak sedikit pengirim email yang fokus untuk membuat konten menarik atau desain yang bagus. Namun, mengabaikan bahwa email-nya malah tidak sampai ke inbox atau kotak masuk tujuan.

Email yang tidak terkirim menunjukkan adanya sinyal bahwa terdapat permasalahan data atau teknis yang harus diperbaiki. Dengan begitu, komunikasi akan berjalan lancar dan efektif.

Key Takeaways

• Email bounce back merupakan email gagal kirim yang dikembalikan ke pengirim (Non-Delivery Report).
• Ada dua tipe utama, yaitu soft bounce (gagal sementara) dan hard bounce (gagal permanen).
• Penyebabnya bisa karena alamat email yang tidak valid, server sedang down, inbox dari penerima penuh, atau adanya masalah terkait reputasi pengirim.
• Untuk mengatasinya, Anda bisa membersihkan daftar email, memverifikasi alamat, mengautentikasi email, serta memiliki layanan email atau hosting yang terpercaya.

Apa itu Email Bounce Back?

Email bounce back merupakan kondisi ketika email tidak berhasil diterima oleh penerima, tetapi dikembalikan lagi ke pengirim dalam bentuk laporan otomatis yang bernama NDR (Non-Delivery Report) atau bounce message. Terdapat dua tipe bounce back, yaitu hard bounce dan soft bounce.

Hard bounce adalah kegagalan permanen yang terjadi karena domain tidak ada, alamat email tidak valid, maupun alat email yang sudah tidak aktif. Sementara soft bounce adalah kegagalan sementara seperti server penerima overload, mailbox penerima penuh, maupun email yang terlalu besar.

Baca Juga: Alasan Kenapa Email Tidak Terkirim dan Cara Mengatasinya

Penyebab Email Bounce Back

Terdapat beberapa kondisi yang menjadi faktor email tidak dapat terkirim. Penyebabnya bisa berasal dari sisi pengirim, penerima, serta beberapa kondisi teknis lain sebagai berikut.

• Alamat email tidak valid atau domain tidak ada: Hal ini terjadi karena domain mati, typo, atau pengguna sudah menghapus email yang pada akhirnya mengakibatkan hard bounce.
• Mailbox penerima penuh: Tidak ada space untuk menerima email baru. Kondisi ini termasuk soft bounce.
• Server penerima sedang mengalami down atau masalah konfigurasi.
• Email dianggap spam atau ditolak filter keamanan: Biasanya karena reputasi dari pengirim buruk, email tidak terautentikasi secara baik (DKIM, SPF, DMARC), atau isi email mencurigakan.
• Ukuran email terlalu besar: Email yang isinya terlalu besar atau memiliki lampiran yang tidak diperbolehkan oleh server penerima.

Cara Mengatasi Email Bounce Back

Anda perlu strategi konkret untuk mengurangi dan menghentikan masalah bounce back. Beberapa langkah yang dapat Anda lakukan sehingga email Anda bisa sampai ke penerima adalah sebagai berikut.

• Verifikasi email penerima: Anda bisa menggunakan metode double opt-in. Selain itu, bisa juga menggunakan alat verifikasi email pihak ketiga yang memastikan apakah email penerima sudah benar dan aktif.
• Bersihkan daftar email: Maksudnya, hapus alamat yang kerap bounce, tidak aktif, maupun tidak pernah membuka email. Cara ini bertujuan untuk menjaga reputasi pengirim.
• Gunakan autentikasi email: Pastikan bahwa domain Anda telah terkonfigurasi dengan DKIM, SPF, dan DMARC sehingga server penerima dapat mengenali email Anda secara sah.
• Pantau laporan bounce dan error code: Dari NDR yang Anda dapatkan, Anda perlu mempelajari kode error-nya (contohnya 4.x.x untuk soft bounce dan 5.x.x untuk hard bounce) sehingga Anda tahu tindakan apa yang perlu Anda lakukan.
• Gunakan layanan email/email hosting andal: Pilih provider email atau hosting andal dengan server stabil, reputasi bagus, dukungan teknis, serta fitur keamanan mutakhir.
• Optimalkan ukuran konten dan lampiran: Hindari mengirim lampiran yang terlalu besar. Anda bisa menggunakan tautan ke file di cloud, atau jika perlu Anda bisa memperkecil ukuran file.

Baca Juga: Ini Keuntungan Email Marketing dan Strategi Terbaiknya

Sudah Paham tentang Email Bounce Back?

Mengelola email bounce back bukan sekadar upaya teknis, tapi bagian penting dari branding serta kepercayaan bisnis. Ketika Anda paham apa saja penyebab dan langkah penanganan yang tepat, Anda bisa memperkuat reputasi, meningkatkan deliverability email, dan efektivitas komunikasi digital.

Tidak kalah penting, pastikan gunakan email hosting dari RackH karena terkenal memiliki server stabil dengan domain sendiri dan tim teknis yang siap memberi dukungan 24/7. Email Anda pastinya selalu terkirim dengan baik tanpa ada masalah.